Domiciliation d’entreprise : que faire lors du déménagement du siège social ?
L’adresse de domiciliation d’une entreprise correspond à son siège social. Elle sert à identifier l’entreprise. Elle est nécessaire pour toutes les démarches administratives (légales, juridiques, comptables, fiscales, etc.), la réception des courriers, etc.
Aussi, lorsque le gérant décide de déménager son siège social, il doit procéder au changement de l’adresse de domiciliation.
Une telle volonté n’est pas si rare qu’on a tendance à le croire et les raisons sont nombreuses, comme le changement de dirigeant (quand l’adresse de domiciliation est celle de son domicile personnel), le besoin de locaux plus grands, etc. Il arrive aussi que l’activité évolue et que l’entreprise investisse dans des locaux.
Qu’importe les raisons, il faut réaliser les démarches de transfert du siège social. On vous explique tout.
Le vote de la décision de transfert du siège social de l’entreprise
La première étape pour changer d’adresse de domiciliation est de faire voter la décision lors d’une réunion des associés en assemblée générale, à l’unanimité ou selon les conditions définies dans les statuts juridiques. À l’issue du vote, la décision doit être actée dans un procès-verbal d’assemblée générale signé par l’ensemble des associés.
Dans le cas de l’entreprise individuelle, le gérant décide seul et n’a pas à fournir de procès-verbal. En ce qui concerne les entreprises unipersonnelles (SASU et EURL), l’associé unique doit remplir un document de décision unilatérale (semblable au procès-verbal d’assemblée générale).
La mise à jour des statuts d’entreprise
L’adresse de domiciliation est une des mentions obligatoires des statuts juridiques de l’entreprise. Aussi, une fois la décision votée ou actée, le gérant (ou son expert-comptable) doit mettre à jour les statuts juridiques.
Il faut donc indiquer la nouvelle adresse et les clauses définies en cas de domiciliation commerciale (fourniture d’adresse par une entreprise spécialisée).
Enfin, les nouveaux statuts doivent être datés, signés par tous les associés (ou l’associé unique) et être certifiés conformes à l’original.
Bon à savoir : cette formalité et les suivantes ne concernent pas les entreprises individuelles. Celles-ci doivent simplement notifier le changement d’adresse sur le site de l’Urssaf et du Guichet unique.
La rédaction et la publication d’une annonce légale de transfert de siège social
Dès lors qu’il y a un changement statutaire et/ou une prise de décision importante (comme un déménagement), la publication d’une annonce légale est obligatoire.
Elle doit être rédigée dans le respect d’un certain formalisme et certaines mentions sont obligatoires. Enfin, elle doit être publiée dans un journal d’annonces légales habilité ou support de presse en ligne agréé.
Bon à savoir : lorsque le transfert de siège social a lieu dans un autre département avec changement de ressort du tribunal de commerce, deux annonces légales sont à publier : dans le département de départ et dans le département du nouveau siège social.
Le délai pour procéder à la publication de l’annonce légale est d’un mois à compter de la date figurant sur le procès-verbal d’assemblée générale.
La demande de transfert du siège social de l’entreprise
Enfin, pour faire modifier l’adresse de domiciliation auprès des tiers concernés (Urssaf, organismes sociaux, greffe du tribunal de commerce, services des impôts des entreprises, etc.), le gérant doit faire une demande de modification.
Celle-ci est à réaliser directement en ligne sur le site du Guichet unique, instance gérée par l’INPI et remplaçant les CFE, Centres des Formalités des Entreprises, depuis le 1er janvier 2023.